Portería digital
La minuta deja de ser un cuaderno con letra de tres turnos distintos. El portero busca la unidad, registra la visita con foto y la hora la pone el servidor.
Encontrar la unidad en tres segundos
Es lo que más veces al día hace un portero, con alguien esperando en la puerta. Se busca de las tres formas en que llega la información:
- Por número de unidad, que es como pregunta el visitante.
- Por nombre del residente, cuando el visitante no sabe el apartamento.
- Por placa del vehículo, para el carro que llega a la entrada.
Lo que el portero ve de la unidad
- Los residentes principales de la unidad, con su teléfono para marcar de una vez.
- Las placas de los vehículos autorizados.
- Los contactos de emergencia, si están registrados.
- Si la unidad está en mora, pero sin la cifra: el portero no tiene por qué saber cuánto debe nadie.
Ese último punto es una decisión, no una limitación: el estado de la cartera es información de la administración y del residente. Que el portero sepa que hay mora sirve para aplicar el reglamento; saber cuánto, no.
Registrar la visita
- El tipo: visitante, domicilio, servicio, proveedor u otro.
- Nombre y, si aplica, documento, teléfono y empresa.
- La unidad a la que va y la placa si entra en vehículo.
- La foto del visitante y la de su documento, tomadas con la cámara del equipo.
- Notas, para lo que no cabe en un campo.
Después se busca por nombre, documento, placa, empresa o unidad dentro del día, y se puede cambiar la fecha para revisar días anteriores. Que es exactamente lo que se hace cuando hay que averiguar quién entró el sábado.
La correspondencia, con aviso automático
La portería registra el paquete o el sobre a nombre de la unidad, con foto y remitente. Al residente le llega un correo y le queda en su portal; cuando lo recoge, se marca entregado y queda constancia de quién lo entregó.
Ver también: qué ve el residente.
Preguntas frecuentes
- ¿Esto reemplaza el citófono del edificio?
- No. Es la minuta y el registro de correspondencia, no citofonía: no llama a los apartamentos ni abre puertas. Si la copropiedad necesita citofonía virtual, hoy no la tenemos y hay plataformas que sí.
- ¿El portero necesita su propia cuenta?
- Sí, y separada. Se le envía una invitación a su correo desde su ficha de personal y crea su propia contraseña. Entra a la portería y nada más: no ve cartera, ni gastos, ni reportes, ni PQRS.
- ¿Quién pone la hora de ingreso?
- El servidor, no el portero. Es el dato que después se revisa cuando algo pasó, así que no debería poder escribirse a mano.
- ¿Se registra la salida del visitante?
- No, a propósito. Una minuta con salidas se llena de visitas abiertas que nadie cerró —el portero cambia de turno y el registro queda a medias—, y un dato que casi siempre está mal es peor que no tenerlo. Se registra la entrada, que es la que se consulta.
- ¿Cómo se enteran los residentes de que les llegó un paquete?
- Les llega un correo cuando la portería lo recibe, con el tipo de pieza, el remitente y la fecha, y les queda en su portal. Cuando lo recogen, el portero lo marca como entregado y queda registrado quién lo entregó.
- ¿Funciona en una tablet en la portería?
- Sí, y es el uso pensado. Es web, así que no hay que instalar nada ni mantener una aplicación actualizada en un equipo que no es de nadie.