Cartera y cuotas de administración
Quién debe, cuánto y desde cuándo, sin cuadrar una hoja a mano. Las cuotas del mes se generan de una vez, la mora se calcula sola y los documentos salen firmados en PDF.
Facturar el mes en un paso
Le dices el periodo y genera la cuota de todas las unidades. Lo que importa aquí no es que lo haga, sino lo que hace para que no salga mal:
- Generas las cuotas del mes a todas las unidades de una vez, indicando el periodo.
- Si una unidad ya tenía la cuota de ese mes, se omite: no se duplica por volver a facturar.
- Te avisa cuáles quedaron sin cuota por no tener valor configurado, en vez de facturarlas en cero.
- El vencimiento sale del día que hayas fijado en la configuración, y en los meses cortos se corre al último día.
- Solo se factura el mes en curso o anteriores: no se puede facturar hacia adelante por accidente.
Seis conceptos, no uno
No todo lo que se cobra es la cuota del mes, y meterlo todo en el mismo saco es lo que hace que después no cuadre el reporte:
- Cuota de administración, la del mes.
- Extraordinaria, la que sale de una asamblea.
- Retroactivo, para un ajuste con efecto hacia atrás.
- Reserva, cuando se cobra el uso de una zona común.
- Multa, por incumplimiento del reglamento.
- Otro, para lo que no encaja en los anteriores.
Mora y pronto pago, calculados solos
La tasa mensual y los días de gracia se configuran una vez por copropiedad. Los intereses no se guardan como un cargo más: se recalculan a la fecha en que se consulta el estado de cuenta, así que nadie tiene que corregirlos cuando alguien paga con retraso.
El pronto pago funciona al revés y solo sobre las cuotas: un porcentaje hasta un día del mes. El residente ve en su portal hasta cuándo le aplica y cuánto se ahorra.
Los tres documentos que alguien va a pedir
- Cuenta de cobro del mes, con el detalle y los datos para consignar.
- Estado de cuenta con el histórico completo de cargos y pagos.
- Paz y salvo, que solo se emite si la unidad está en cero: no se puede firmar uno con deuda.
Los tres se descargan en PDF y se envían por correo, uno por uno o en masa, con tu firma si la cargaste en el perfil.
Ver la cartera y explicarla en la asamblea
La cartera se agrupa por edades de la deuda —hasta 30 días, de 30 a 60, de 60 a 90 y más de 90—, que es como se presenta y como se decide a quién cobrar primero.
Y hay reportes de recaudo por mes, por concepto y por medio de pago, exportables a PDF. Del otro lado están los gastos, con categoría, proveedor, factura y el soporte adjunto, para que el resumen de la asamblea no se arme la noche anterior.
Ver también: qué ve el residente de su cuenta y cuánto cuesta.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo se calculan los intereses de mora?
- Tú fijas la tasa mensual y los días de gracia, y el sistema los calcula sobre lo vencido a la fecha en que se consulta. No se guardan como un cargo más: se recalculan cada vez, así que no hay que corregirlos a mano cuando alguien paga tarde. Y no se cobran dos veces sobre lo mismo.
- ¿Puedo dar descuento por pronto pago?
- Sí, en las cuotas de administración. Se configura un porcentaje y un día límite del mes, anterior al vencimiento. El residente lo ve en su estado de cuenta con la fecha hasta la que aplica. Si el pago que completa la cuota llega después, el descuento se pierde completo: no se prorratea.
- ¿Puedo cobrar una extraordinaria a varias unidades a la vez?
- Sí. Creas el cargo una vez, eliges a qué unidades aplica y se genera para todas. Es el caso de la cuota que sale de una asamblea.
- ¿Se envían las cuentas de cobro por correo?
- Sí, una por una o todas las del mes de una vez, y salen firmadas con tu firma si la cargaste en tu perfil. También se pueden descargar en PDF para imprimir o mandar por otro medio. No se cobra por documento emitido ni por correo enviado.
- ¿El residente puede pagar en línea desde la plataforma?
- Todavía no. El residente transfiere a la cuenta de la copropiedad y sube el comprobante desde su portal; el pago queda en revisión y no toca la cartera hasta que la administración lo apruebe contra el extracto. Si quieres una pasarela conectada, se puede integrar: escríbenos.
- ¿Hay contabilidad completa con facturación electrónica DIAN?
- No. Hay cartera, gastos con categorías y soportes, y reportes de recaudo; no hay estados financieros NIIF ni facturación electrónica ante la DIAN. Si la copropiedad necesita presentar exógena desde la misma plataforma, hoy no somos la opción.