Portal de residentes
El residente entra desde el navegador de su celular y resuelve lo suyo sin escribirle a nadie: su estado de cuenta, su paz y salvo, su PQRS, su reserva. La administración deja de ser el intermediario de todo.
Lo que ve de su cuenta
- Su saldo, los intereses, el total a pagar y el saldo a favor si lo tiene.
- El detalle de cada cargo, con su valor, su fecha y su vencimiento.
- Hasta cuándo le aplica el descuento por pronto pago y cuánto se ahorra.
- Su cuenta de cobro del mes en PDF, sin pedirla.
- Su paz y salvo, que solo aparece si está al día.
El detalle de cómo se calcula todo eso está en cartera y cuotas.
Lo que puede hacer sin pedir permiso
- Reporta un pago con fecha, valor, medio y el comprobante en foto o PDF.
- Retira un pago que reportó por error, mientras esté en revisión.
- Radica una PQRS con adjuntos y sigue la respuesta con su número de radicado.
- Reserva una zona común, ve el reglamento antes y adjunta el pago si tiene costo.
- Consulta si le llegó correspondencia a portería.
- Comenta y reacciona en los comunicados de la administración.
Y también ve su unidad completa
Su área y su coeficiente, quién figura como propietario, si está arrendada y a quién, sus parqueaderos y depósitos con sus fotos, y la bitácora de novedades de la unidad —un daño, una reparación— con los archivos que se hayan adjuntado.
Es la información que hoy se pide por WhatsApp cuando alguien va a vender o a arrendar, y que alguien tiene que buscar en una carpeta.
Lo que no ve
Vale la pena decirlo explícito, porque es la primera pregunta del consejo cuando se propone abrir un portal:
- La cartera de las demás unidades ni cuánto debe su vecino.
- Los gastos de la copropiedad ni los reportes financieros.
- El registro de visitas de la portería.
- Los datos laborales del personal: del personal solo ve nombre, cargo, foto y horario.
Preguntas frecuentes
- ¿El residente tiene que instalar una aplicación?
- No. El portal funciona en el navegador del celular. Le llega un enlace por correo, crea su contraseña y entra. No hay que buscar nada en una tienda de aplicaciones ni actualizar nada.
- ¿Cómo le doy acceso a un residente?
- Desde su ficha en el censo le envías una invitación a su correo. El enlace es de un solo uso y caduca; con él crea su propia contraseña. Si una persona está vinculada a varias unidades, las ve todas con la misma cuenta.
- Si el residente reporta un pago, ¿se le baja la deuda de una vez?
- No, y es a propósito. El pago entra en revisión y no toca la cartera hasta que la administración lo verifica contra el extracto. El residente ve que está en revisión y recibe un correo cuando se aprueba o se rechaza, con el motivo si fue rechazado. Avisar que se pagó no es pagar.
- ¿Los residentes ven los comentarios de otros residentes?
- No. En un comunicado, cada residente ve sus propios comentarios y las respuestas de la administración, no los hilos de sus vecinos. Evita que el tablón de avisos se convierta en el grupo de WhatsApp del que se quería salir.
- ¿Puede dejar de recibir correos?
- Sí, de los masivos como los comunicados. Los que son de su propio trámite —que su pago se aprobó, que respondieron su PQRS, que le llegó un paquete— se siguen enviando: son la respuesta a algo que él inició.