¿Hay que facturar electrónicamente las cuotas de administración?
La DIAN ya respondió: las cuotas no generan la obligación de facturar. Pero alquilar el salón comunal sí. Qué dice la norma y dónde está el límite.
Normativa · 25 de agosto de 2026 · 6 min de lectura
Este artículo es informativo y está escrito sobre las fuentes que se citan al final. No es asesoría jurídica ni tributaria: cada copropiedad tiene su reglamento y su situación, y antes de decidir conviene consultarlo con un profesional.
La respuesta corta
No. Las cuotas de administración no generan la obligación de facturar. La DIAN lo dijo expresamente y la razón es de fondo: la cuota no es el precio de un bien ni de un servicio, es una obligación que nace del reglamento de propiedad horizontal.
Pero hay un límite, y ahí sí hay que facturar: cuando la copropiedad vende algo o presta un servicio —el caso típico es alquilar el salón comunal— esa operación sí obliga a expedir factura electrónica de venta.
Qué dice exactamente la DIAN
El Oficio 901578 de 2020 lo resuelve sin rodeos:
«…dichas cuotas no generan la obligación de facturar en los términos de los artículos 615 y 616-1 [del Estatuto Tributario]».
El razonamiento es que la cuota se trata como un aporte para el sostenimiento de los bienes comunes, excluido del IVA conforme al artículo 1.3.1.13.5 del Decreto 1625 de 2016. Si no hay venta ni servicio, no hay nada que facturar.
Por eso lo que se entrega al copropietario es una cuenta de cobro o un recibo de caja, no una factura electrónica. Y por eso no hace falta un proveedor tecnológico ni un consecutivo autorizado para cobrar la administración.
Cuándo la copropiedad sí tiene que facturar
El criterio no es «ser propiedad horizontal», es hacer una operación de venta o de servicio. Los casos que aparecen en la práctica:
- Alquiler del salón comunal para una fiesta, un grado o una reunión de empresa, cuando se cobra por el uso.
- Arrendamiento de parqueaderos o locales a terceros que no son copropietarios.
- Espacios para antenas, vallas o publicidad en zonas comunes.
- Cualquier otro ingreso que venga de explotar un bien común, y no de la cuota de los copropietarios.
En esos casos aplica la regla general: si la copropiedad está obligada a facturar, debe hacerlo electrónicamente, y por la operación completa, con independencia de que esté gravada o no con IVA.
Ojo con la consecuencia que casi nadie mira. Explotar comercialmente las zonas comunes no solo trae la obligación de facturar: también puede cambiar la situación tributaria de la copropiedad frente al impuesto de renta. Es el punto exacto en el que conviene sentarse con un contador antes de firmar el contrato del local, no después.
Qué hacer en la práctica
- Para la administración, cuenta de cobro: con el periodo, el detalle de lo que se cobra, el vencimiento y los datos para consignar. No necesita ser factura electrónica.
- Lleva la numeración y el histórico de todas formas. No porque la DIAN lo exija para las cuotas, sino porque el estado de cuenta de cada unidad es lo que se necesita para cobrar cuando alguien deja de pagar.
- Si hay ingresos por zonas comunes, sepáralos desde el primer peso. Mezclarlos con las cuotas en la misma cuenta es lo que hace imposible saber después qué había que facturar.
- Guarda el soporte de cada ingreso. Es lo que se revisa en la asamblea y lo que pide el revisor fiscal.
Tu Conjunto emite las cuentas de cobro, los estados de cuenta y los paz y salvo de cada unidad, con su histórico y su numeración, y lleva los gastos con su categoría y su soporte adjunto.
No emite factura electrónica ante la DIAN: si la copropiedad explota comercialmente sus zonas comunes y necesita facturar esas operaciones, eso se hace por fuera. Ver qué hace el módulo de cartera.